Co zrobić, gdy kontrahent nie płaci faktury?

Gdy minął termin płatności faktury, a na firmowe konto nie wpłynął przelew, wielu przedsiębiorców zaczyna się martwić. Nieuczciwi kontrahenci ciągle nie są rzadkością, a odzyskiwanie należności w takich przypadkach zwykle jest trudnym i czasochłonnym procesem. Niezapłacona faktura to duży problem zwłaszcza w przypadku małych i średnich firm, gdzie płynność finansowa ma duże znaczenie dla możliwości prowadzenia działalności, np. finansowania zakupu materiałów niezbędnych do produkcji. Wyjaśniamy, co zrobić, gdy klient nie płaci faktury i podpowiadamy, jak uzyskać pieniądze w sposób przyspieszony.

Brak opłaty za fakturę – co robić w pierwszej kolejności? Wyślij dłużnikowi monit

Trzeba pamiętać, że brak zapłaty za fakturę nie zawsze oznacza, że kontrahent ma wobec nas złe intencje. Czasem zwyczajnie może wydarzyć się wiele rzeczy, które spowodują opóźnienie w płatnościach, np. urlop pracownika odpowiedzialnego za dokonywanie przelewów czy nieprzekazanie faktury do działu rozliczeń. Dlatego też zawsze warto najpierw skontaktować się z klientem i przypomnieć mu o upływie terminu płatności faktury, aby wyjaśnić sprawę. Można zrobić to telefonując do niego albo wysyłając wiadomość – e-mailowo, SMS-em lub faksem. Wszystkie te formy można uznać jako tzw. monit, czyli ponaglenie do zapłaty danej faktury. Nie trzeba z tym czekać – przypomnienie o konieczności zapłaty można skierować do dłużnika już na drugi dzień po upływie terminu płatności faktury. Jeżeli w toku rozmowy okaże się, że klient nie zapłacił za towar lub wykonane usługi, bo aktualnie ma problemy z wypłacalnością, na tym etapie można też spróbować się dogadać, ustalając harmonogram płatności kolejnych rat.

Klient nie płaci faktury w dalszym ciągu – wyślij wezwanie do zapłaty

Jeżeli dłużnik nie odpowiada na prośby o uregulowanie należności albo wciąż próbuje odwlekać termin zapłaty, warto rozważyć podjęcie bardziej zdecydowanych działań. Oczywiście nie jest to jeszcze moment na wniesienie sprawy do sądu, ale warto wówczas wysłać wezwanie do zapłaty z informacją o grożących konsekwencjach, jeśli klient nie ureguluje faktury w dalszym ciągu. Tego typu dokument należy koniecznie wysłać listem poleconym z potwierdzeniem odbioru i zachować to potwierdzenie w razie ewentualnego dochodzenia należności na drodze sądowej. Trzeba też podać w nim wszystkie informacje niezbędne do spłaty długu, między innymi numer konta do wpłaty, kwotę wierzytelności, a także numer i datę wystawienia faktury. Jeżeli klient nie zapłacił za towar lub usługę mimo dostarczenia mu wezwania do zapłaty i upływu określonego w nim terminu na wniesienie opłaty, można podjąć jeszcze jedną próbę, wysyłając mu ostateczne przedsądowe wezwanie do zapłaty.  

Oczywiście można sporządzić wezwanie do zapłaty samodzielnie, ale dobrze, gdy zostanie to zrobione przez firmę windykacyjną, a jeszcze lepiej – przez kancelarię windykacyjną. To podmiot, który budzi respekt u większości dłużników, bo wskazuje na to, że nad sprawą czuwają specjaliści doskonale zorientowani w przepisach prawnych i doświadczeni w wyegzekwowaniu należności na drodze sądowej. 

Gdzie zgłosić niezapłaconą fakturę? Bazy dłużników

Dobrym sposobem na zmobilizowanie kontrahenta do zapłaty faktury jest także dodanie go do ogólnodostępnych baz dłużników, takich jak Krajowy Rejestr Długów czy rejestr Biura Informacji Gospodarczej. Widnienie w tego typu bazie z pewnością nie jest powodem do chluby i mocno niszczy reputację firmy. Może też odstraszać potencjalnych partnerów biznesowych czy klientów, przez co firma będzie miała trudności ze sprzedażą czy nawiązywaniem nowych współprac.

Bazy dłużników stanowią też cenne źródło informacji, dlatego warto wyrobić w sobie nawyk zaglądania do nich jeszcze przed rozpoczęciem każdej współpracy. Może bowiem okazać się, że dany kontrahent nie płaci faktur od wielu innych podmiotów, więc podpisanie z nim umowy i dostarczenie mu produktów lub usług jest drogą do kłopotów.

Co zrobić jak firma nie płaci faktury umyślnie? Postępowanie sądowe

Jeżeli kontrahent ewidentnie unika zapłaty długu, nie pozostaje nic innego jak skierowanie sprawy do sądu. Nie warto z tym zwlekać, bo zgodnie z art. 554 Kodeksu Cywilnego roszczenia związane z działalnością gospodarczą przedawniają się po upływie 2 lat. Aby sprawa została skierowana na drogę sądową, trzeba wnieść pozew wraz z załącznikami, m.in. z kopią wezwania do zapłaty i dowodem jego dostarczenia. Następnie sąd prowadzi postępowanie sądowe, które najczęściej kończy się wydaniem nakazu zapłaty. Od tego momentu dłużnik ma 14 dni na to, aby zapłacić za fakturę i uregulować koszty postępowania sądowego, chyba że wniesie sprzeciw od nakazu. Jeżeli jednak nadal dłużnik nie opłaci faktury i nie pokryje kosztów sądowych, w sprawę zaangażowany zostanie komornik.

Klient nie zapłacił za towar – o czym warto pamiętać?

Jeśli prowadzisz firmę i mierzysz się z problemem braku płatności od kontrahenta, warto jeszcze wiedzieć o możliwościach podatkowych, które przysługują w takich sytuacjach. Ulga na złe długi to mechanizm, który się do nich zalicza. Ulga ta pozwala na korektę podatku VAT z tytułu nieopłaconej faktury. Aby móc z niej skorzystać, musi jednak minąć 90 dni od terminu zapłaty określonego na fakturze, a wierzyciel musi być zarejestrowany jako czynny podatnik VAT.

Co zrobić jak firma nie płaci faktury? Warto też wiedzieć, że jeżeli stronami transakcji są przedsiębiorcy, wierzyciel ma możliwość domagania się odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych, zgodnie z ustawą z dnia 8 marca 2013 roku o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Na stronie internetowej podatki.gov.pl udostępniony jest kalkulator, który pozwala precyzyjnie obliczyć należne odsetki za opóźnieni. Jest to nawet kilkanaście procent w skali roku.

Oprócz odsetek za opóźnienie, wierzyciel może też domagać się od dłużnika rekompensaty za koszty windykacji. Kwota rekompensaty zależna jest od sumy, która podlega egzekucji:

• 40 euro – w przypadku długu nieprzewyższającego 5 000 zł;
• 70 euro – w przypadku długu w przedziale 5000 – 50 000 zł;
• 100 euro – w przypadku długu wynoszącego 50 000 zł lub więcej.

Równowartości rekompensaty ustala się zgodnie ze średnim kursem euro ogłoszonym przez NBP i dolicza do kwoty zobowiązania bez wezwania. Wierzyciel może wnioskować o wyższą kwotę, jeżeli faktyczne koszty postępowania przewyższają przysługującą rekompensatę. 

Odzyskaj pieniądze szybciej dzięki pomocy kancelarii

Gdy klient nie płaci za fakturę, można działać samodzielnie lub skorzystać z usług kancelarii windykacyjnej. To wyspecjalizowana jednostka, z pomocą której odzyskasz należne pieniądze skuteczniej, ale i znacznie szybciej. Trzeba bowiem wiedzieć, że windykacja na własną rękę jest procesem trwającym standardowo od 2 tygodni do nawet 3 miesięcy. Jest to czas liczony na wygaśnięcie terminu dwóch wezwań do zapłaty i na późniejsze postępowanie sądowe, pod warunkiem, że wszystkie te czynności będą realizowane bez zbędnej zwłoki.  Tymczasem korzystając ze wsparcia kancelarii cały proces można skrócić nawet do 1 dnia, gdyż wiele kancelarii, w tym nasza, oferuje możliwość wykupu długu i natychmiastowej wypłaty pieniędzy.

Podsumowując, warto wiedzieć, gdzie zgłosić niezapłaconą fakturę i jakie kroki po kolei podjąć, aby wyegzekwować płatność od kontrahenta, ale prowadząc firmę wcale nie musisz zostawać z tym problemem sam – skorzystaj z naszej pomocy i nie martw się o płynność finansową swojej firmy.