Jak napisać wezwanie do zapłaty?

W działalności praktycznie każdej firmy zdarzają się problemy z terminowymi płatnościami od klientów. Również w życiu prywatnym nieraz przychodzi moment, kiedy trzeba wezwać kogoś do spłaty długu w sposób bardziej stanowczy i formalny, aby zwiększyć szansę na odzyskanie należnych pieniędzy. Zwykle to właśnie wezwanie do zapłaty jest pismem przygotowywanym w takich sytuacjach, ale trzeba jeszcze wiedzieć, jak to zrobić, aby spełnić wymogi prawne. Podpowiadamy, jak napisać wezwanie do zapłaty oraz w jaki sposób dostarczyć je dłużnikowi.

Wezwanie do zapłaty – jak napisać i jaki jest jego cel?

Wezwanie do zapłaty to oficjalne pismo, które może wysłać każda osoba fizyczna lub prawna w przypadku braku zapłaty należnych jej pieniędzy. Kieruje się je do osoby, która zwleka z uregulowaniem należności. Wezwanie do zapłaty powinno mieć formę pisemną i wysyła się je na adres dłużnika za potwierdzeniem odbioru. Co prawda prawo nie określa, ile wezwań do zapłaty należy wysłać do dłużnika, ale z reguły wysyła się dwa lub trzy. Każde kolejne wezwanie wysyła się, gdy upłynie termin na zapłatę należności określony w poprzednim wezwaniu.

Nie należy mylić wezwania do zapłaty z tzw. monitem, bowiem monit to ponaglenie do zapłaty, które można wysłać nawet następnego dnia po upływie terminu zapłaty faktury, niekoniecznie listownie, ale np. e-mailowo, SMS-em czy faksem. Monit może być też przekazany ustnie – poprzez rozmowę telefoniczną.

Wezwanie do zapłaty jest jednym z pierwszych kroków, jakie należy podjąć przed skierowaniem sprawy na drogę sądową. Zgodnie z nowelizacją Kodeksu Postępowania Cywilnego z 2016 roku, nie można bowiem skierować sprawy na drogę sądową, póki do dłużnika nie zostanie wysłane przynajmniej jedno przedsądowe wezwanie do zapłaty i nie minie czas na dokonanie płatności, który jest w nim określony. Oczywiście celem tego dokumentu jest uświadomienie dłużnikowi, że wierzyciel nie zrezygnuje tak łatwo z dochodzenia należności, a docelowo skłonienie go do wywiązania się z umowy. Praktyka pokazuje, że na tym etapie dłużnik często mobilizuje się do spłaty zadłużenia, aby uniknąć dalszych nieprzyjemności i kosztów związanych z prowadzeniem postępowania sądowego, egzekucji komorniczej, a także kosztów odsetek.

Zanim wyślesz wezwanie do spłaty długu

Oczekiwanie na to, aż ktoś zapłaci zaległe zobowiązanie pieniężne może być frustrujące i powodować problem z płynnością finansową. Nie warto jednak od razu podejrzewać dłużnika o złe intencje, bowiem zdarza się, że zwyczajnie faktura ulegnie zawieruszeniu albo zostanie odłożona na później, a w międzyczasie niepostrzeżenie minie termin jej płatności. Zanim więc zdecydujesz się wysłać dłużnikowi wezwanie do zapłaty, pierwszym krokiem, jaki należy podjąć, jest próba skontaktowania się z nim i przypomnienia mu o płatności. Jeśli na tym etapie okaże się, że nie dysponuje on środkami na pokrycie całego zobowiązania, być może w sposób polubowny uda się ustalić dogodny dla obydwu stron harmonogram spłat.

Jeżeli jednak zorientujesz się, że dłużnik unika kontaktu albo umyślnie nie dokonuje zapłaty, czas podjąć odpowiednie kroki prawne. Trzeba zaczerpnąć wiedzy na temat tego, jak napisać wezwanie do zapłaty faktury, przygotować je i wysłać.

Jak napisać wezwanie do zapłaty długu?

Wezwanie do zapłaty powinno zawierać następujące elementy:

• dane dłużnika i wierzyciela – imiona i nazwiska wraz z adresami zamieszkania;
• datę i miejsce sporządzenia wezwania;
• podstawę zadłużenia – np. numer faktury czy innego dokumentu, z którego wynika obowiązek zapłaty oraz data jego wystawienia;
• kwotę zadłużenia – czyli sumę, która pozostała do spłaty;
• numer rachunku bankowego – trzeba podać numer, na który ma zostać dokonana wpłata lub wskazać inny sposób zapłaty;
• termin spłaty długu – najczęściej wyznaczany jest na 14 dni od daty doręczenia wezwania;
• ostrzeżenie – jeżeli dłużnik będzie celowo unikał zapłaty, wówczas wezwanie pokazuje możliwe konsekwencje takiego działania, np. wpis do Krajowego Rejestru Dłużników albo do Biura Informacji Gospodarczej. Są to ogólnodostępne bazy, w których dłużnicy na ogół nie chcą widnieć, gdyż niszczy to renomę ich firmy i zniechęca kontrahentów do podejmowania z nimi współpracy;
• podpis wierzyciela.

Ważne jest, aby wiedzieć jak napisać wezwanie do zapłaty zaległej faktury czy rachunku, ale równie istotna jest prawidłowa wysyłka. Otóż wezwanie należy wydrukować w dwóch egzemplarzach i jeden wysłać listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Dowód wysyłki wraz z kopią wezwania będą bowiem stanowić załączniki do pozwu w przypadku skierowania sprawy do sądu. To nieodłączny element pozwu, bo art. 187 Kodeksu Postępowania Cywilnego wymaga, aby dokument ten zawierał informację, czy strony podjęły próbę mediacji lub innego pozasądowego sposobu rozwiązania sporu.

Wzór wezwania do zapłaty

W sieci można bez problemu znaleźć przykładowe wezwania do zapłaty i pobrać darmowe wzory w formacie PDF lub DOC. Aby ułatwić ten proces, oferujemy na naszej stronie wzór wezwania do zapłaty, który można pobrać w formacie PDF, klikając w ten link. Dzięki temu szybko i łatwo wygenerujesz przedsądowe wezwanie do zapłaty i jednym kliknięciem je wydrukujesz. To najprostsza droga, jeśli zastanawiasz się, jak napisać przedsądowe wezwanie do zapłaty.

Jak napisać wezwanie do zapłaty faktury, aby było bardziej skuteczne?

Zawsze istnieje szansa, że wypełnienie przykładowego wzoru wezwania do zapłaty i wysłanie go dłużnikowi przyniesie oczekiwany skutek, ale faktem jest też, że na wielu dłużnikach taki dokument nie robi wrażenia. Jak napisać wezwanie do zapłaty faktury, aby zwiększyć jego skuteczność? Jednym z najlepszych sposobów jest zlecenie przygotowania takiego dokumentu kancelarii windykacyjnej. Wówczas znajduje się na nim pieczęć tej jednostki, a także jest ona nadawcą listu z wezwaniem. Z punktu widzenia dłużnika zaangażowanie kancelarii w całą sprawę wskazuje na to, że wierzyciel jest zdeterminowany i faktycznie gotowy skierować sprawę na drogę postępowania sądowego w razie dalszego braku należnych środków.

Windykacja z kancelarią skuteczniejsza i szybka

W ramach polubownego postępowania windykacyjnego kancelaria może sporządzić zarówno pierwsze, jak i ostateczne wezwanie do zapłaty. Jeśli należność nie zostanie uregulowana, sprawa zostanie skierowana na drogę sądową.Będzie też czuwać nad całym postępowaniem aż do momentu, gdy sąd wyda nakaz zapłaty. Jeżeli nie chcesz głowić się nad tym, jak napisać wezwanie do zapłaty długu albo zwyczajnie nie masz na to czasu, warto powierzyć to zadanie kancelarii. Przy okazji będziesz mieć pewność, że przygotuje ona ten dokument w sposób profesjonalny – z powołaniem się na konkretne artykuły i paragrafy kodeksu.

Jeżeli wezwanie dłużnika do zapłaty w określonym terminie nie przyniosło skutku, a zależy Ci na tym, aby jak najszybciej otrzymać należne pieniądze, warto skorzystać z rozwiązania oferowanego przez niektóre kancelarie windykacyjne, jakim jest wykup długu. Wówczas to kancelaria przejmuje w całości dalsze czynności prowadzące do wyegzekwowania należności od dłużnika, natomiast Tobie natychmiastowo wypłaca pieniądze i nie domaga się ich zwrotu niezależnie od finału sprawy. Oczywiście podczas wypłaty potrącamy część kwoty na poczet kosztów prowadzenia sprawy, ale w wielu przypadkach jest to zaledwie kilka procent wartości faktury. Oznacza to, że bezproblemowo i bez tracenia czasu otrzymujesz praktycznie całą należną kwotę.

Jeżeli poszukujesz kancelarii windykacyjnej, która w sposób profesjonalny sporządzi wezwanie do zapłaty albo zaoferuje Ci odkup długu na korzystnych warunkach, zapraszamy do kontaktu. W Lex Legis Group od lat specjalizujemy się w skutecznej windykacji – dzięki naszej pomocy należne pieniądze odzyskało już setki klientów.