Pojęcie monitoringu faktur często używane jest zamiennie z pojęciem windykacji należności. Nie są to jednak te same usługi.

Monitoring należności ma na celu zapewnienie bezpieczeństwa finansowego firmy poprzez bieżący pomiar ryzyka, uniknięcie zatorów płatniczych i umożliwienie szybkiego reagowania na sytuacje kryzysowe. Praktyka pokazuje, że stała opieka nad portfelem należności nie tylko pozwala świadomie zarządzać ryzykiem, ale zwiększa również dyscyplinę płatniczą kontrahentów, co minimalizuje liczbę wierzytelności, które wymagają podjęcia działań windykacyjnych.

W uproszczeniu można przyjąć, że monitoring płatności trwa do chwili przeterminowania należności. W rzeczywistości jednak może trwać również po tym okresie, jeśli pozwala na to sytuacja przedsiębiorstwa i wynika to ze świadomej decyzji wierzyciela.